16.1/ Utilisation des champs

Dans CRM  on distingue 2 types de champs

D’une part les champs métier: Il s’agit d’un champ fourni par défaut, que l’on peut personnaliser .

D’autres parts les champs personnalisés: toute personne habilitée ayant un rôle de sécurité Administrateur système ou équivalent peut créer un champ personnalisé dans la personnalisation de la solution

rappel:

 

Voici les types de données que l’on peut rencontrer dans un champ:

Une seule ligne de texte: courrier électronique, texte, zone de texte, url,symbole de l’action (symbole boursier)

Groupe d’option: Définir un ensemble d’option à créer ou à sélectionner (existant):

Exemple:

A créer:

Deux options:

Après avoir créé ce champ il est à configurer directement sur le formulaire

au choix bouton radios,  case à cocher, ou sous forme de liste:

Nombre entier:

• voici les formats disponibles pour cette valeur:
• Aucun: les valeurs disponibles entières sont à minimum : -2147483648 et à maximum 2147483648
• Durée: ce champ crée une liste déroulante avec des valeurs en minutes, heures, jours

• Fuseau horaire: créé une liste déroulante avec des options pour chaque fuseau horaire

Langue: L’activation de ce champ créé une liste déroulante avec des options pour chaque langue

• Voici les types de données que l’on peut rencontrer dans un champ: (suite)
• Nombre à virgule flottante: Il est possible de définir des valeurs minimum et maximum
• Pour plus de précision sur cet aspect merci de consulter ce lien:
• http://fr.wikipedia.org/wiki/Virgule_flottante

 

Nombre décimal: jusqu’à 10 points de précision après la virgule

• Devise: type de données devise
• 4 points de précision après la virgule:
• 

Plusieurs lignes de textes : Zone de texte déroulante. Possibilité de définir le nombre de caractères pour ce champs.

Date et heure: il existe 2 formats assez explicite:

Recherche: Il est possible de créer un champ recherche correspondant à une entité déjà existante (non utilisé dans un autre champ de recherche). La relation est générée automatiquement.

Rappel: seuls les « Personnalisateurs » de système ou Administrateur système peuvent appliquer des rôles de sécurité aux champs.

 

 

15.2.5/ Créer ou modifier des relations de 1 à N entre des entités

Dans le volet de Navigation cliquer sur Paramètres/Personnalisation/Personnaliser le système.

Dans composants développer Entités

Sélection l’entité voulue et cliquer sur relation de 1 à N

A/ Afin  de modifier ou visualiser une relation sélectionner la relation et cliquer dans la barre d’outils sur autres actions et sur modifier.

B/ Pour ajouter une relation cliquer sur Nouvelle relation 1 à plusieurs:

pour une nouvelle relation, dans la section définition de la relation, sélectionner l’entité associée, une valeur nom par défaut est ajoutée une fois que l’entité associée est renseignée (modifiable)

Dans le champ de relation, rentrer le Nom complet dans le champ Niveau requis sélectionner une des 3 options suivantes:

• Aucune contrainte
• contrainte obligatoire
• Contrainte recommandée

Dans la section Élément de volet de Navigation pour l’entité principale, dans la liste Option d’affichage il est possible de sélectionner une des options suivantes:

• Nom au pluriel (on peut choisir le nom complet et l’emplacement sur l’étiquette de la relation)
• Utiliser une étiquette personnalisée (idem)
• Ne pas afficher

Il est également possible de spécifier l’ordre d’affichage. Les plages commencent par 10000.

 

Dans la section Comportement de la relation choisir le type de relation.

 

15.2.4/ Utilisation des relations

• Microsoft Dynamics prend en charge 3 types de relations suivantes pour les entités:
• Les relations hiérarchiques
• Les relations N à N (de plusieurs à plusieurs)
• Les relations autoréférentielles

a/ La relation hiérarchique: permet à un enregistrement enfant le stockage de données faisant référence à un enregistrement adulte. L’enregistrement parent peut afficher tous les enregistrements enfants dans une vue associé.

b/ Les relations de N à N: non hiérarchiques , elles permettent l’association réciproque ou non  d’un ou de plusieurs enregistrements d’une entité à une autre

c/ Les relations autoréférentielles: signifie qu’une entité peut avoir une relation avec elle-même

• L’entité qui représente les enregistrements parents est appelée entité principale.
• L’entité qui représente les enregistrements enfants est appelée entité associée.

***************

Les 3 types de comportements prédéfinis sont les suivants:

Parental: toutes les actions sont mises en cascade vers les enregistrements enfants, ce qui veut dire la suppression d’un enregistrement parent entraîne la suppression de tout ou partie d’un enregistrement enfant.

Référentiel: Aucune action n’est mise en cascade

Référentiel, suppression de restriction: aucune action n’est mise en cascade et la suppression n’est pas autorisée vers les enfants.

***************

• Voici les options qui s’offrent à nous:
• Tout en cascade: cascade vers l’ensemble des enregistrements enfants (y compris inactifs)
• Cascade active: cascade uniquement vers l’ensemble des enregistrements enfants actifs
• Cascade propriétaire: action en cascade uniquement vers les enfants ayant le même propriétaire que l’enregistrement parent
• Sans mise en cascade: il s’agit d’un type comportement référentiel (aucune actions n’est mise en cascade)

Important: La suppression d’un enregistrement parent affecte le contenu des données des enregistrements enfants s’il y a une relation.

Afin de corriger ces problèmes :

Pour éviter la suppression des enregistrements ayant un enregistrement enfant utiliser le comportement Référentiel , suppression de restriction.

Afin de  supprimer les enregistrements enfants lors de la suppression des enregistrements parents utiliser le comportement Parental.

Enfin il faut affecter Tout en cascade ou Référentiel, suppression de restriction à l’action de suppression.

S’il n’y a pas de relations entre les enregistrements il suffit de supprimer données .

***************

LIMITATIONS:

Chaque entité ne peut posséder qu’une relation parentale. Dans CRM la plupart des entités obéissent déjà à ce comportement.

Les entités peuvent avoir des relations référentielles avec n’importe qu’elle entité y compris métiers. Cependant une entité ne peut pas être liée à elle même.

Dans Dynamics les entités clients sont Comptes ou Contacts. Certaines entités métiers comme Opportunités ou incidents doivent être associées à une entité client.

 

14.6/ Renommer une entité

Afin de renommer une entité suite à une erreur ou une requalification de l’entité aller dans la personnalisation du système comme suit :

Dans la fenêtre qui s’ouvre Sous composant développer Entités puis cliquer sur l’entité que l’on souhaite renommer

• Dans le volet principal, dans les zones Nom complet et Nom au pluriel,
• entrez le nouveau nom de l’entité.
• Cliquer sur enregistrer

Important: penser à informer les utilisateurs du changement de nom de l’entité, ainsi que modifier  les rapports existants et les différentes aides en ligne (y compris personnalisées)

Enfin cliquer sur publier les personnalisations de l’entité

21.4.6/ Personnaliser le ruban

Il est possible de personnaliser les Rubans de Microsoft Dynamics CRM

voici la solution la plus simple sans développement:

http://www.develop1.net/public/page/Ribbon-Workbench-for-Dynamics-CRM-2011.aspx. (Non testé)

 

14.5/ Créer une entité

Se positionner sans le volet de navigation sur Paramètres

puis Personnalisations et Personnaliser le système.

cliquer sur entité et nouveau:

Définir le nom complet et le nom pluriel

Dans la liste Propriété effectuer les choix suivants: Utilisateur ou équipe ou organisation

• Utilisateur ou équipe:
• La sécurité peut-être définie en fonction de la division à laquelle le propriètaire de l’entité est associé.
• Organisation:
• L’enregistrement de cette entité est utilisé au niveau organisation c’est-à-dire pour tous les utilisateurs du CRM.

Dans la zone Zone affichant cette entité, sélectionner les zones où l’on souhaite qu’apparaisse cette entité. A noter que les nouvelles entités sont affichées dans la recherche avancée.

Dans la zone Option pour l’entité:

Note ( avec pièces jointes): cette option permet de créer une relation avec l’entité Note (cela permet d’insérer des annotations pour chaque enregistrement.

Activités: Cette option permet de créer une relation avec les entités d’activités et d’ajouter une vue associé à l’entité. Elle permet aussi d’effectuer un suivi d’activités tels que les appels téléphoniques, les courriers électroniques et les tâches. Ne peut-être désactivé une fois activé.

Connexions: Cette action permet des connexions avec d’autres entités. Ne peut-être désactivé une fois activé.

Envoi d’un courrier électronique (si aucun champ électronique n’existe, il en sera créé un):  Cette option permet d’ajouter le bouton Envoyer un courrier électronique direct pour l’entité. Ne peut-être désactivé une fois activé.

Fusion et Publipostage: Cette option permet d’utiliser cette entité dans un publipostage. Peut être désactivé à tout moment.

Gestion des documents: Cette option permet d’effectuer un suivi des documents sur Sharepoint. Peut être désactivé à tout moment.

File d’attente: Cette option permet d’utiliser l’entité dans les files d’attente. Ne peut-être désactivé une fois activé.

Dans la zone Service de données:

Détection des doublons: avertit dans le cas d’enregistrements identiques. Peut être désactivé à tout moment.

Audit: Permet d’effectuer le suivi des modifications apportées en historisant. Peut être désactivé à tout moment.

Dans la zone Outlook et mobile:

Volet de lecture dans CRM pour Outlook: Cette option permet d’afficher des enregistrements dans le volet de lecture CRM pour Outlook. Peut être désactivé à tout moment.

Mode hors connexion pour Microsoft Dynamics CRM pour Microsoft office Outlook: Cette option permet de lire, mettre à jour ou supprimer des enregistrements en mode hors connexion. Peut être désactivé à tout moment.

 

****************

L’onglet champ principal: est affiché lorsque les relations avec cette entité sont crées.

Tapez un nom complet descriptif et niveau requis et définir en tant que  contrainte obligatoire pour que cette entité soit facilement reconnaissable lors du référencement.

 

14.4/ Supprimer une entité

Il est possible de supprimer uniquement les entités personnalisées.

En supprimant le privilège de lecture de l’entité personnalisée dans le rôle de sécurité cela la rend invisible aux utilisateurs .

 Important: La suppression d’une entité est irréversible et entraîne la suppression des données de l’entité des relations avec d’autres entités et de toutes activités et notes associées.

14.3/ Présentation des entités

Afin de s’adapter aux différents métiers des entreprises, il est possible d’ajouter des entités métier voire de personnaliser certaines entités, directement dans l’interface utilisateur de Microsoft Dynamics CRM sans aucune programmation.

Chaque entité comporte un certain nombre de champs qui sont de 2 types:

Les champs métier: il s’agit des champs qui font partie d’une solution, ils peuvent être approfondis en fonction des restrictions  imposées lors de la création de la solution [gérée ou non (modifiables)]

Les champs personnalisées: ils sont crées dans la zone de personnalisation, idem ils peuvent être inclus dans une solution.

 

14.2/ Les entités d’activités

Les entités d’activités sont des entités  systèmes très spécifiques.

Ces entités sont utilisés pour assurer le stockage des informations  dans tous les types d’activités, par exemple le propriétaire de l’enregistrement.

Important: On ne peut apporter de modifications à l’entité Activité

On peut créer des entités d’activité personnalisé type lettre tâche, courrier.

Elles stockent des informations spécifiques à ce type d’activité, par exemple des adresses.

A noter: Il faut un rôle de sécurité Administrateur système, ou équivalents.

Remarques:

• seules les entités d’activités personnalisées peuvent être supprimées.
• Il est possible de masquer les entités non utilisés, en masquant les privilèges de lecture de l’entité.

Mise en œuvre:

Cliquer sur Paramètres/ Personnalisation/Personnaliser le système

• **********
• Suppression d’une entité:

Dans l’explorateur de solutions cliquer sur entités:

Sélectionner l’entité que vous désirez supprimer. puis cliquer sur supprimer

confirmer la suppression:

• **********
• Création d’une entité:

Cliquer sur Paramètres/ Personnalisation/Personnaliser le système

• Cliquer sur Entités puis dans la barre d’outils cliquer sur Nouveau
• Définir le nom complet et le nom pluriel qui seront utilisés dans Microsoft Dynamics CRM
• Dans le champ propriétés, définir le rôle de sécurité « Utilisateur ou équipes,  ou Division »

Dans la Zone affichant cette entité:

sélectionnez les zones du volet de navigation dans lesquelles vous souhaitez qu’apparaisse l’entité. Toutes les nouvelles entités sont affichés dans le champ recherche avancée.

Dans la Zone option pour l’entité:

• Note (avec pièce jointes): Cette option permet de créer une relation avec l’entité Note
• Activités: Cette option permet de créer une relation avec les entités d’activité (appels téléphoniques, courriers électroniques et les tâches) et d’ajouter une vue associée à l’entité
• Connexion: cette option permet la connexion avec une autre entité
• Envoi d’un courrier électronique (si aucun champ de courrier électronique n’existe, il en sera créé un): Cette option permet d’ajouter le bouton envoyer un courrier électronique direct  .
• Fusion et publipostage: Cette option permet d’utiliser cette entité dans un publipostage. (désactivable à tout moment)
• Gestion des documents: Cette option permet d’effectuer le suivi de document sur Sharepoint.
• Files d’attente: Permet d’utiliser l’entité dans les files d’attente.

• Détection des doublons: Cette option permet de détecter les doublons pour cette entité
• Audit : Permet d’effectuer le suivi des modifications apportées aux données.
• CRM pour téléphone: Cette option permet d’afficher et d’utiliser cette entité dans
• les téléphones
• CRM pour Tablettes: Idem
• Volet de lecture dans CRM pour Outlook: Cette option permet d’afficher des enregistrements dans le volet de lecture.
• Mode hors connexion pour CRM pour outlook: Cette option permet de modifier créer mettre à jour et supprimer en mode hors connexion.

Le champ principal est affiché lorsque les relations avec cette entité sont créées.

17.2/ Créer ou personnaliser des Vues

Il existe plusieurs types de vues pour les entités Microsoft Dynamics CRM.

Créer ou modifier une vue publique d’une entité:

Chaque entité doit comporter une vue publique par défaut.

Pour toutes les entités les vues suivantes sont fournies par défaut:

• Les vues recherche rapide
• Les vues recherche avancées
• Les vues associées
• Les vues recherche

Remarque: Elles ne peuvent être ni supprimées ni partagées

Pour accéder aux vues procéder de la sorte:

Cliquer sur Paramètres/personnalisations/personnaliser le système

Sous Composants, développez Entités, puis développez l’entité voulue.
Cliquez sur Vues.

Dans la boîte de dialogue Propriétés de la vue, dans la zone Nom, saisir un nom pour la nouvelle vue, puis cliquez sur OK.

Remarque: si le bouton n’apparaît pas il n’est pas possible d’ajouter une nouvelle

vue à l’entité sélectionnée

********

 

Pour modifier une vue, double-cliquez sur   la vue concernée. Le type de vue est spécifié dans la colonne Type.

********

Pour modifier les colonnes affichées cliquer sur ajouter des colonnes

Remarque: pour les autres types de vues ajouter des colonnes.

Puis cocher les cases des colonnes à ajouter et cliquer sur OK

La colonne ajoutée apparaît en vert:

 

********

Déplacement d’une colonne

Cliquer sur la colonne à déplacer et dans la zone tâches courantes utiliser les flèches

pour déplacer la colonne concernée vers la gauche ou la droite.

********

Modification d’une largeur de colonne:

cliquer sur le colonne à modifier, puis dans la zone tâches courantes cliquer sur

modifier les propriétés d’une colonne, cocher la case correspondante à la largeur

désirée:

********

Suppression d’une colonne

Cliquer sur la colonne que l’on souhaite supprimer et dans la zone Tâches courantes cliquer sur Retirer

Le message de confirmation apparaît cliquer sur OK